Glossaire
Nous avons compilé une liste des termes les plus utilisés dans le secteur de gestion des effectifs afin de vous aider à mieux comprendre ce que cela représente pour votre entreprise.
Accès de porte
L’équipement qui contrôle l’accès à votre établissement avec la capacité d’intégrer des poinçons d’accès de porte dans votre système de gestion du temps et des présences.
Appareil de saisie biométrique
Les terminaux de géométrie de la main ou de balayage d’empreinte digitale qui identifient la main ou l’empreinte digitale unique de chaque employé afin de s’assurer que la bonne personne est en train d’enregistrer une transaction sur le système de gestion du temps et des présences. Ces appareils évitent le poinçonnage par collègue.
Application hébergée en réseau
Le logiciel de gestion des effectifs peut être hébergé sur votre réseau local au lieu d’être hébergé chez un fournisseur de services d’application (ASP).
Attribution de main d’œuvre ou de tâche
Ce module vous permet d’attribuer la main d’œuvre à différents services ou tâches et de faire le suivi des heures travaillées vs. les coûts et les heures projetées. Les coûts de main d’œuvre peuvent être attribués par employé, par service, par tâche, etc.. De plus, vous pouvez créer des comptes par emplacement, par service, par succursale, par centre de coûts, par tâche, par titre, par projet ou pour tout autre nom que vous choisissez.
Auto-remplissage
La fonctionnalité d’auto-remplissage signifie que le système remplit certains champs de saisie pour vous. Dans TimeZone™ , le système peut remplir automatiquement les horaires basé sur certains critères définis par l’usager (par exemple, qui est disponible et qualifié pour un certain quart de travail) .
Avantages et soldes d’heures accumulées
Ces termes sont relatifs aux congés de vacances, de maladie et à tous les autres types d’absences ou d’avantages. Les soldes d’heures accumulées et les avantages sont une partie importante d’un système de libre-service aux employés où l’employé est en mesure d’afficher ses soldes courants avant de demander une absence.
Calculs rétroactifs
Une option qui permet la correction des erreurs de paie et le calcul rétroactif du salaire et des ajustements des avantages à une date spécifique.
Carte à bande magnétique
Similaire à une carte à codes à barre, cette carte fonctionne comme une carte de crédit avec sa bande magnétique que l’employé glisse dans l’horloge poinçonneuse pour enregistrer une transaction de temps.
Carte à codes à barre
Comme les cartes à bande magnétique, l’employé glisse cette carte ou ce badge dans le terminal de collecte de données pour enregistrer une transaction de temps que ce soit une entrée, une sortie, un début ou une fin de pause, un changement de service ou de tâche, etc..
Carte à puce
Le type de badge ou de carte qui comporte un microprocesseur pouvant traiter des données.
Cartes de nettoyage
Celles-ci sont utilisées pour nettoyer les unités de balayage de cartes magnétiques ou à codes à barre.
Cartes de proximité
Ces cartes d’identification transmettent des données lorsqu’elles sont à la portée du lecteur désigné au lieu d’être glissées dans la fente d’un lecteur de bande magnétique ou d’être balayées par le lecteur de codes à barre.
Collecte de données
La collecte de données brutes (non-traitées) telles les heures, les absences et les autres types de données de main d’œuvre avec toute méthode qui est indiquée pour vos employés. Les méthodes de collecte incluent les systèmes automatisés comme les terminaux biométriques, les feuilles de temps, les terminaux de badge ou de NIP et les ordinateurs. Ces méthodes enregistrent directement l’information dans le logiciel de gestion du temps et des présences où elle peut être vérifiée, corrigée, analysée, compilée pour le calcul de la paie et exportée au système informatisé de la paie.
Évolutif
Ce terme décrit la capacité d’un système de gestion des effectifs de pouvoir suivre la croissance d’une organisation.
Exportation de la paie
C’est le transfert électronique des données de temps d’employé d’un système de gestion des effectifs à un système qui traite la paie et les avantages. Ce module peut exporter les données de temps vers les systèmes de traitement de la paie les plus connus. Les entreprises peuvent utiliser l’exportation de la paie pour effectuer le suivi des coûts de main d’œuvre afin de mesurer leur impact sur la profitabilité et de se concentrer sur les secteurs qui doivent être améliorés.
Feuille de temps électronique
Une feuille de temps est une méthode d’enregistrement en ligne du temps qu’un employé a travaillé sur une tâche ou sur un projet. Initialement, les feuilles de temps étaient simplement utilisées pour calculer la paie; elles sont maintenant aussi utilisées pour enregistrer l’heure de début et de fin de différentes tâches et leur durée. Elles peuvent contenir une attribution détaillée de tâches à certains projets ou services de même que l’attribution de dépenses associées à ce travail.
Fournisseur de service d’application (ASP)
Voir SaaS plus bas.
Gabarits d’empreinte digitale
Quand un employé s’enrôle à une horloge biométrique, l’empreinte digitale est convertie en une série de logarithmes mathématiques et est ensuite emmagasinée comme un gabarit pour utilisation ultérieure afin d’autoriser des poinçons d’employé.
Gestion des effectifs
Ce terme est utilisé pour définir toute technologie ou solution d’affaires qui aide les organisations à mieux gérer leurs processus pour la planification et l’administration du temps et des tâches des employés. Ces systèmes comprennent les systèmes de gestion du temps et des présences, de budgétisation et de prévision de main d’œuvre, d’optimisation d’horaires, de suivi des heures accumulées, de libre-service aux employés et de gestion des tâches.
Gestion des présences
La gestion des présences est le processus où les présences sont gérées et contrôlées dans le milieu de travail afin de minimiser les pertes dues au temps d’arrêt. La gestion des présences est appliquée en utilisant plusieurs méthodes incluant les horloges poinçonneuses, les feuilles de temps et les logiciels.
Interface
Utilisant l’intégration de fichiers XML, ASCII ou texte ou d’autres types d’intégration de bases de données, ce terme signifie l’outil employé pour échanger des données de gestion des effectifs entre applications incluant l’application TimeZone™ et les systèmes de paie, d’ERP et de HRIS.
Libre-service aux employés
Le libre-service aux employés permet aux employés d’accéder à leurs informations personnelles indépendamment du service des ressources humaines. Cette fonctionnalité inhérente du module TimeZone™ Professionnel donne aux employés le pouvoir de visionner les informations du temps et des présences ainsi que leurs horaires, de vérifier leurs soldes d’heures accumulées, de demander une absence et de communiquer en ligne avec les superviseurs et les gestionnaires dans un environnement sécuritaire.
Messagerie d’employés
La capacité d’expédier un message s’adressant à un individu, à un groupe, à un service ou à toute l’entreprise à partir du logiciel de gestion du temps et des présences.
Planification des horaires
L’attribution, le suivi et la planification du temps travaillé et des absences. TimeZone™ permet la planification des horaires par tâche ou par employé.
Poinçonnage par collègue
La pratique utilisée par les travailleurs où un collègue poinçonne pour un autre lors d’une absence ou d’un retard. Il existe plusieurs technologies biométriques pour éliminer cette pratique comprenant le balayage d’empreinte digitale et la reconnaissance de la géométrie de la main.
Relais de sonnerie
Une caractéristique de certains terminaux où un appareil déclenche une sonnerie ou tout autre son afin de signaler un événement soit un début ou une fin de quart de travail ou de pause.
SaaS
SaaS signifie « Software as a Service » , un terme qui vise à remplacer graduellement les expressions telles fournisseur de services d’application (ASP) et « Sur demande ». Cette expression veut dire que le logiciel est hébergé à un emplacement central qui n’est pas celui du client et est l’objet d’une licence d’utilisation mais qui n’est pas la propriété du client ou de l’usager. Pour les systèmes de gestion des effectifs, le modèle SaaS procure tous les avantages d’un système de gestion du temps et des présences sans les exigences d’une infrastructure de TI qui comprend la base de données, l’équipement informatique, les serveurs, les sauvegardes de données, la gestion de la sécurité, les mises à jour et les patches, etc…). Avec SaaS, un système sophistiqué de gestion du temps et des présences peut être fourni sans jamais avoir à installer de logiciel aux postes de vos employés ou dans votre réseau.
Saisie directe au clavier
Ceci a trait à l’utilisation d’un clavier sur un terminal pour saisir le NIP d’un employé ou d’autres informations comme le numéro de service ou le code d’une tâche.
Soldes d’heures accumulées et avantages
Ces termes sont relatifs aux congés de vacances, de maladie et à tous les autres types d’absences ou d’avantages. Les soldes d’heures accumulées et les avantages sont une partie importante d’un système de libre-service aux employés où l’employé est en mesure d’afficher ses soldes courants avant de demander une absence.
Sur demande
Voir SaaS plus haut.
Systèmes de gestion de main d’œuvre
Un autre terme utilisé pour les systèmes de gestion du temps et des présences qui offrent des fonctionnalités accrues et une plus grande complexité de relevés de gestion pour les grandes entreprises.
Système de gestion du temps et des présences
Les systèmes qui procurent un suivi du temps d’employé et des activités de main d’œuvre et un calcul des heures brutes pour la paie. Ces systèmes utilisent habituellement une interface pour communiquer avec d’autres systèmes de back office tels les systèmes de RH, de paie, de finance, ERP et MRP.
TimeZone™
TimeZone™ est un système complet de gestion des effectifs qui simplifie la collecte et le calcul du temps d’employé et des informations de main d’œuvre et qui assure l’exactitude de la paie tout en facilitant l’administration des avantages sociaux et des tâches de RH. Les modules optionnels incluent le Planificateur d’horaires, TimeZone™ Professionnel (avec le Libre-service aux employés, les Feuilles de temps et le Poinçon en ligne), l’attribution de main d’œuvre et les lettres aux employés.
Transmission encryptée
Une mesure de sécurité informatique qui protège les données du sabotage pendant les traitements et l’exportation de la paie, etc..
Vol de temps
La fausse représentation d’heures travaillées par un employé que ce soit en arrondissant, en allongeant les pauses ou en utilisant le poinçonnage par collègue.
VAR
Un VAR (« Value-added reseller ») est un fournisseur qui effectue la revente des produits d’une autre entreprise avec des services ajoutés tels l’installation et la formation.